Was ist bei Workation-Aufenthalten für Unternehmen wichtig?

In der aktuellen Arbeitswelt erwarten Mitarbeiter von ihren Chefs ein hohes Maß an Flexibilität, was den Arbeitsort und die Zeiteinteilung betrifft. Vor allem die Homeoffice-Welle in Folge der Covid-Pandemie hat auch das Konzept Workation sehr populär gemacht. Für eine solche Verlagerung des Arbeitsorts an den Strand oder in die Berge gelten allerdings Regeln.

Mitarbeiter schätzen heute Jobs, bei denen sie relativ frei mitbestimmen können, von wo aus und zu welchen Tageszeiten gearbeitet wird. Die beiden Coronajahre und der Fachkräftemangel zwingen Personaler heute dazu, auch auf solche Wünsche von Arbeitnehmern einzugehen, die noch vor ein paar Jahren als absolut exotisch galten – beispielsweise das Konzept Workation. Dieses gestattet einem Angestellten das Arbeiten über einen längeren Zeitraum an einem Ort seiner Wahl, beispielsweise in südlichen Gefilden, wenn hierzulande der Winter für schlechte Laune sorgt. Selbstverständlich wirft die Verlegung der individuellen Arbeitsstätte, beispielsweise ins Ausland, etliche Fragen auf, die der Klärung bedürfen.

Dort den Job ausüben, wo andere Urlaub machen

Warum nicht täglich acht Stunden für den Job aufwenden, dann aber sofort ins Meer springen oder in die Skibindung steigen: Workation heißt die Lösung, bei der Mitarbeiter quasi an einem Urlaubsort arbeiten und sich in der Freizeit in der Regel besonderen Hobbys hingeben. In Zeiten von Massen-Homeoffice spricht ja auch prinzipiell nichts dagegen, das über Datennetz an die Firma angeschlossene Homeoffice an einen Ort zu verlegen, der verlockende Vorzüge bietet. Je nach Länge eines Workation-Aufenthalts treten versicherungstechnische Fragen auf, die sowohl der Arbeitgeber wie auch der Arbeitnehmer mit den entsprechenden Versicherungen klären müssen. Davon sind die Sozialversicherer ebenso betroffen wie die Krankenversicherung. Zu klären ist beispielsweise, ob bei längeren Auslandsaufenthalten eine Auslandskrankenversicherung ausreicht, die sonst üblicherweise für Urlaubsreisen abgeschlossen wird. Fragen der Sozialversicherung bedürfen zudem der Abstimmung mit den Behörden des vorübergehenden Gastlands.

Ist der Workation-Zeitraum länger als ein halbes Jahr, hat dies unter Umständen auch steuerrechtliche Konsequenzen. Beispielsweise hat das Auswirkungen auf die Steuerpflicht des Arbeitnehmers im Rahmen der sogenannten 183-Tage-Regelung. Diese besagt, dass in zahlreichen Staaten ab einem Aufenthalt von mehr als der Jahreshälfte in beiden Ländern, dem Herkunftsland wie auch dem Land, in dem die Workation stattfindet, eine Steuererklärung abgegeben werden muss. Einfacher ist die rechtliche Situation, wenn der Workation-Aufenthalt in einem EU-Staat vorgenommen wird. Hier gilt nämlich die freie Wahl des Aufenthaltsorts, und es sind keinerlei arbeitsrechtliche Hürden zu nehmen.

Eine Zusatzvereinbarung schafft Sicherheit für beide Seiten

Ein Rechtanspruch auf einen Aufenthalt im Ausland zur „Workation“ hat kein Mitarbeiter. Vielmehr ist die Zustimmung zu einem solchen Arbeitsmodell eher eine großzügige Geste des jeweiligen Arbeitgebers. Damit dieser sich entsprechend absichern kann, empfiehlt sich für den Workation-Aufenthalt eine Zusatzvereinbarung zum bestehenden Arbeitsvertrag. Hierin sollten geregelt werden:

• Arbeitszeiten (Zeitverschiebung beachten)
• Feiertagsregelung (Gastland mit unterschiedlichen und anderer Zahl an Feiertagen?)
• Urlaubs- und Überstunden-Regelung
• Die Dauer des Workation-Aufenthaltes (Starttag sowie letzter Tag)
• Präsenzpflichten außerhalb der Regelarbeitszeit (z. B. Meetings bei Zeitverschiebung)

Auch der Datenschutz verdient Beachtung

Beim Arbeiten in der Urlaubsdestination gibt es auch aus Sicht des Datenschutzes einige Vorkehrungen zu treffen. Auch hierbei sind die Hürden eher niedrig, wenn es sich um einen Aufenthalt in einem EU-Land handelt. Es muss lediglich gewährleistet sein, dass im Gastland ein vergleichbares Schutzniveau zu erwarten ist. Für Workation-Aufenthalte außerhalb der EU sollte der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens klären, welche besonderen Schutzmaßnahmen getroffen werden müssen. Dies gilt vor allem für die eingesetzte IT und die „Übertragungstechnik“.

Auch für den Arbeitsplatz in Strandnähe gelten dieselben Erfordernisse wie für ein Homeoffice. Der Raum, in dem gearbeitet wird, sollte abschließbar sein. Ebenso sollten vertrauliche Dokumente sicher verschlossen werden können. Die frei zugängliche WG-Strandhütte eignet sich also kaum für einen Workation-Arbeitsplatz gemäß der DSGVO. Ein abschließbares Hotelzimmer, das unter Umständen sogar mit einem Tresor ausgestattet ist, eignet sich hingegen absolut als Arbeitsplatz in der Ferne. Darüber hinaus muss (seitens des Arbeitgebers) ein Datenanschluss der Verfügung gestellt werden, in den sich der Mitarbeiter auch aus dem Ausland sicher einwählen kann, beispielsweise durch VPN-Technologie. Die Nutzung eines frei zugänglichen WLAN-Netzes, etwa in einem Touristenhotel, reicht aus Datenschutzsicht nicht aus, um arbeitsrelevante Daten auszutauschen.