Was bringt der Einsatz einer Datenschutz Software?

Mit einer gut gewählten Software lässt sich die DSGVO im Unternehmen unter Umständen besser umsetzen. Allerdings kann eine Softwarelösung lediglich dabei helfen, Prozesse sicher und zuverlässig durchzuführen. Das Set-up muss von einem Datenschutzbeauftragten durchgeführt werden, der die Verantwortung trägt.

Datenschutz-Software-Lösungen sind private Hilfsmittel, bedürfen aber eines gezielten Einsatzes durch einen Datenschutz-Profi, der zuvor alle relevanten Prozesse definiert. Datenschutz ist ein viel zu komplexes Thema und von Unternehmen zu Unternehmen völlig unterschiedlich ausgeprägt, als dass eine einmal aufgespielte Software Rechtssicherheit in Datenschutzfragen leisten könnte. Dennoch kann sie zuverlässige Prozesse garantieren und Fehler vermeiden, die aus Unachtsamkeit oder Unwissenheit resultieren. Außerdem hilft sie dabei, wichtige Informationen zu dokumentieren, damit bei Datenschutz-Fragen stets korrekt und schnell reagiert werden kann. Hier die wichtigsten Aspekte der DSGVO, bei der ein Software-Einsatz sinnvoll sein kann:

Schulung von Mitarbeitern

Die regelmäßige Schulung von Mitarbeitern ist eine der Kernaufgaben des Datenschutzbeauftragten. Dabei kann eine Datenschutzsoftware dieses Wissen zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung stellen. Wird das Datenschutzwissen beispielsweise in Form einer Lernsoftware mit Testoption unternehmensweit zur Verfügung gestellt, hat der Datenschutzbeauftragte stets einen genauen Kenntnisstand darüber, welche Mitarbeite up to date sind und bei welchen noch Schulungsbedarf besteht. Alle Mitarbeiter, die einen Kurs nachweisen müssen, können den Zeitpunkt und den Ort völlig frei bestimmen, an dem sie dieser Verpflichtung nachkommen.

Anlegen und dokumentieren von Verarbeitungsverzeichnissen

Kommt es im eigenen Unternehmen oder bei externen Partnern zur Verarbeitung von Daten, muss das exakt dokumentiert werden, um bei Anfragen zügig und lückenlos antworten zu können. Wichtig ist dabei, dass der Datenschutzbeauftragte sich stets ein Bild davon machen kann, welche Daten in welcher Abteilung oder bei welchem externen Dienstleister gespeichert werden. Die Software kann beispielsweise auch Löschfristen überwachen und bei Anfragen von Einzelpersonen den aktuellen Status quo darlegen. Idealerweise werden die IT-Umgebungen von Dienstleistern über Schnittstellen an die Software angeschlossen.

Authentische Risikobewertungen

Die Einschätzung von Risiken ist ein wesentlicher Bestandteil von effektivem Datenschutz. Dazu gehört die permanente Einschätzung, ob Prozesse einer besonderen Betrachtung aus Sicht des Datenschutzes bedürfen. Damit ist eine digitale Überwachung aller relevanten Workflows im Unternehmen gemeint. Die Software kontrolliert also im Hintergrund, ob alle nötigen Schritte zum Datenschutz gemäß DSGVO funktionieren und von allen Beteiligten eingehalten werden. Kommt es zu Unregelmäßigkeiten, „warnt“ die Software den Datenschutzbeauftragten und schafft den nötigen Spielraum, datenschutzkonform nachzubessern. So lassen sich durch die digitale Überwachung Fehler vermeiden, die zu teuren und unangenehmen Konsequenzen führen könnten.

Die Datenschutzfolgeabschätzung

Die Datenschutzfolgeabschätzung ist eine der wichtigsten Pflichten des obersten Datenschützers im Unternehmen. Es muss für jeden Prozess, bei dem personenbezogene Daten – seien es die von Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern – verarbeitet werden, eine Beurteilung erfolgen, in welcher Tiefe der Datenschutz sichergestellt werden muss. Die Software liefert durch die hinterlegten Standards wichtige Informationen für die korrekte Folgeabschätzung. Diese obliegt dem Datenschutzbeauftragten und erfordert neben profunden Kenntnissen stets valide Zahlen, die die Software bereitstellt.

Rechtssichere Formulare

Kommt es zu datenschutzrelevanten Vorfällen, wird in vielen Unternehmen händeringend nach schnellen Lösungen gesucht. Die involvierten Mitarbeiter versuchen dann meist, aus verschiedenen Quellen aktuelle Infos, Vorlagen oder Musterformulare aufzutreiben. Eine unternehmensübergreifend eingesetzte Datenschutzsoftware schafft identisches Wissen für alle und stellt sicher, dass Infos, Formulare und Vorlagen stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Damit ist eine wesentliche Gefahr gebannt, nämlich durch die Verwendung falscher Vorlagen Rechtsbruch zu begehen.

Datenschutz-Software für mein Unternehmen?

Da das Angebot im Internet unübersichtlich ist und bei der Stichwortsuche „Datenschutz-Software“ auf den Top-Suchergebnissen nur einzelne Anbieter zu finden sind, empfiehlt sich eine erste Suche auf einer der neutralen Software-Plattformen im Netz, wie beispielsweise software-marktplatz.de oder softguide.de. Auch für den Bereich Datenschutz setzt eine Auswahl der geeigneten Software eine Bedarfsanalyse voraus, die der Datenschutzbeauftragte zuvor erstellen muss.