Datenschutzwissen

Sichere Gremienarbeit: Die Vorteile und Risiken beim digitalen Sitzungsmanagement

Die Digitalisierung hat Einzug in die Gremienarbeit gehalten, sei es bei der Verwaltung von Hauptversammlungen oder der Organisation von Vorstandstreffen und Aufsichtsratssitzungen. Doch neben vielen Vorteilen lauern hier auch Risiken.

Insbesondere seit Beginn der Pandemie finden auch Vorstandssitzungen vermehrt virtuell statt. Dies stellt jedoch eine Herausforderung dar, da gerade die obersten Führungsriege im Unternehmen hochsensible und vertrauliche Informationen austauscht, die nur über sichere Wege übertragen werden dürfen. Herkömmliche Kommunikationslösungen wie unverschlüsselte E-Mails und File-Sharing stellen hierbei ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar und sind zudem ein bevorzugtes Ziel von Cyberangriffen. Wie also gelingt das sichere digitale Sitzungsmanagement?

Werfen wir zunächst einen Blick auf die gängigsten Herausforderungen im digitalen Sitzungsmanagement:

  • Schutz vertraulicher Daten
  • Compliance-Vorschriften
  • Dokumentations- und Archivierungspflichten
  • Sicherer, standort- und zeitunabhängiger Zugang zu allen relevanten Unterlagen für alle Meeting-Teilnehmer
  • Nutzung mobiler Geräte

Ein Datenleck in der Chefetage hat schnell immense Auswirkungen auf das Unternehmen. Nicht nur sind Datenschutz und Rechtssicherheit bedroht, was durchaus kostspielige Folgen haben kann, auch geht es schlicht und einfach um die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen. Umso erstaunlicher ist es, wie nachlässig der Umgang mit solch brisanten Inhalten oft auch auf Managing-Board-Ebene ist.

Die Vorteile des digitalen Sitzungsmanagements

Die Vorteile des digitalen Sitzungsmanagements liegen klar auf der Hand: Zum einen lassen sich alle relevanten Unterlagen online und bequem an einem zentralen Speicherort zur Verfügung stellen. Zum anderen ist die Handhabung – wie etwa die Verteilung und Änderung – der Dokumente auf Knopfdruck möglich, sodass allen Teilnehmern unkompliziert die aktuelle Version der Unterlagen zur Verfügung gestellt werden kann. Das aufwendige (und obendrein auch noch teure) Ausdrucken und Versenden der Sitzungsmappe entfällt. Teamwork-Funktionen wie Abstimmungstools erleichtern darüber hinaus die Zusammenarbeit in der Cloud, während Features wie digitale Wasserzeichen, revisionssichere Protokolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung für ein zusätzliches Maß an Sicherheit sorgen.

Risiken des digitalen Sitzungsmanagements

Gremien, die keine ausreichend sichere Sitzungsmanagement-Lösung nutzen, gehen gleich mehrere Risiken ein – unter anderem setzen sie sich einem erhöhten Risiko von Cyberangriffen aus. Diese wiederum können einen ganzen Rattenschwanz an Konsequenzen nach sich ziehen: Zum einen können die Hacker sensible Daten veröffentlichen oder gar an Konkurrenten verkaufen. Im schlimmsten Fall erhalten Mitbewerber Zugang zu entscheidenden Details aus der Forschung und Entwicklung, was den hart erkämpften Wettbewerbsvorteil des betroffenen Unternehmens im Nu zunichtemacht. Sind die geleakten Daten finanzieller Natur, lassen sich wiederum Rückschlüsse auf die Profitabilität des Unternehmens ziehen. Dies gefährdet möglicherweise geplante Entwicklungen oder gar Firmenübernahmen.

Handelt es sich bei den gestohlenen Informationen um personenbezogene Daten, liegt außerdem auch noch ein Verstoß gegen die DSGVO vor. Die Folgen sind bisweilen schwerwiegend: Einerseits drohen erhebliche Bußgelder, andererseits schädigt es das Vertrauen der Kunden, Partner oder Aktionäre nachhaltig, wenn deren persönliche Daten in falsche Hände geraten. Abgesehen davon bringt ein Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften in der Regel auch den Geschäftsbetrieb zum Stocken – denn im Krisenmodus müssen andere wichtige Themen erst einmal zurückgestellt werden.

Eine technisch-organisatorische Möglichkeit, um für ein sicheres Management virtueller Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen zu sorgen, ist die Nutzung eines virtuellen Datenraums. Ist dieser entsprechend ausgelegt und verfügt über die erforderlichen Schutzmaßnahmen sowie Funktionen, steht dem bequemen und ungetrübten Austausch auch vertraulichster Informationen zwischen den Gremienmitgliedern nichts mehr entgegen.

Dies ist ein Gastbeitrag von idgard | unison GmbH. Mehr Informationen rund um die Themen Datenschutz, Datensicherheit und sicheres Gremienmanagement finden Sie unter https://blog.idgard.com/de/.

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