Welche Vorteile bieten elektronische Signaturen?

Für viele Prozesse ist eine persönliche Unterschrift die authentischste Art, sich auszuweisen. Alternativ kommt aber immer häufiger die elektronische Signatur zum Einsatz, was sowohl rechtlich wie auch datenschutzrechtlich Probleme aufwerfen kann.

Die digitale Signatur erspart die zwingende Anwesenheit des Unterzeichnenden, das macht sie so reizvoll. Statt für die Unterzeichnung von Miet-oder Kaufverträgen, Einwilligungen oder sonstige Authentifizierungen den dokumentenechten Kuli zu zücken, tritt an die Stelle der eigenen Unterschrift eine digitale Signatur mit derselben juristischen Durchschlagskraft. Dies hat sich jedoch bis heute noch nicht auf breiter Ebene durchgesetzt. Bisher gibt es nur eine Version der digitalen Signatur, die rechtlich einwandfrei funktioniert.

Status quo der digitalen Signatur in der Praxis: Grundsätzlich werden aus Sicherheitsaspekten und mit Blick auf den Datenschutz drei unterschiedliche Niveaus einer digitalen Signatur unterschieden.

Einfache elektronische Signatur

Mit dieser Signatur arbeiten wir im Alltag beispielsweise beim Tanken, beim Shoppen, oder bei der Bezahlung in der Gastronomie. Wurde seinerzeit, beispielsweise beim Kauf mit der Kreditkarte, beim Verkäufer ein Beleg per Unterschrift signiert, nutzen heute viele Tankstellen und Shops die elektronische Unterschrift zur Kaufbestätigung durch den Kunden. Die Unterschrift erfolgt meist über das elektronische Display an der Kasse. Problem: Durch den fummeligen Stift und das kleine Display sind die Zeichen, die wir auf diesen Displays hinterlassen, meist aus graphologischer Sicht meilenweit von der Unterschrift entfernt, die wir mit einem echten Schreiber auf Papier hinbekommen. Trotzdem ist es aus rechtlicher Sicht verbindlich, auf diese Art Rechnungen zu begleichen.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene Signatur ist eine echte Unterschrift des Unterzeichnenden, die durch Einscannen digitalisiert zur Verfügung gestellt wird. Die Unterschrift ist also als diejenige des Unterzeichners zu erkennen, wird aber fortan digital übermittelt und durch Authentifizierungs-Verfahren verifiziert. Diese Form der digitalen Signatur ist juristisch schon um Längen relevanter als die einfache elektronische Signatur. Sie wird häufig firmenintern verwendet, um Prozesse wie etwa Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Anforderungen zu beschleunigen. Aber auch bei Prozessen nach extern findet diese Art der elektronischen Unterschrift Verwendung. Für höchste Sicherheit wird in der Regel eine Software vorgeschaltet, die bei der Übermittlung der Signatur für eine Verschlüsselung sorgt und eine zusätzliche Authentifizierung beinhaltet.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Bei der dritten Variante der elektronischen Signatur kommt zu den Sicherheitsmerkmalen der qualifizierten elektronischen Signatur noch eine Zertifizierung hinzu. Der Prozess läuft also ab wie der bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur: Die Signatur wird verschlüsselt, und durch die digitale Übertragung wird sichergestellt, dass der Empfänger die Einmaligkeit der Signatur bestätigt bekommt. Bei der qualifizierten Variante wird zusätzlich durch einen Anbieter die Echtheit der Signatur zertifiziert, der seinerseits die unterzeichnende Person überprüft und die Herkunft der Unterschrift bescheinigt. Durch die Sicherheitsmaßnahmen ist die qualifizierte elektronische Signatur rechtlich genauso bindend wie eine herkömmliche Unterschrift.

Fazit

Es lohnt sich in jedem Fall, sich mit den Formen der elektronischen Signatur zu beschäftigen, da sie nach und nach zum Standard werden. Vor allem die fortgeschrittene sowie die qualifizierte elektronische Signatur erfordern hohen administrativen Aufwand für Einrichtung und Betrieb. Da juristisch verwertbare Unterschriften nicht für den Großteil innerbetrieblicher Prozesse notwendig sind, sollte vor dem Einsatz von Signatur-EDV sorgfältig geprüft werden, wer im Unternehmen diese digitalen Unterschriften tatsächlich regelmäßig benötigt. Langfristig wird die handschriftliche Signatur auf jeden Fall an Bedeutung einbüßen.