Datenschutz im Co-Working-Space – welche Probleme können auftreten?

Datenschutzrechtlich sind gemeinschaftlich genutzte Büro durchaus sensibel: Denn in diesen werden meistens Drucker, Scanner, Besprechungsraum und Internetanschluss gemeinsam genutzt.

Nicht nur in Großstädten wird der Trend zu Co-Working-Spaces immer populärer, auch in ländlichen Regionen nimmt diese Art des Arbeitens immer mehr zu. Gerade kleinere Unternehmen wie Start-ups oder Einzelunternehmer nutzen die Vorzüge dieser Gemeinschaftsbüros und mieten sich in einer bestehenden Infrastruktur einen oder mehrere Schreibtische. Großes Plus: Es entstehen ein Gemeinschaftsgefühl sowie ein dynamisches Netzwerk und der Vorteil, eine Geschäftsadresse zu nutzen, ohne selbst Mieter zu sein.

Die Raumaufteilung

Typischerweise stehen in Co-Working-Spaces Raum für Raum mehrere Schreibtische aneinandergereiht, wie auch in den klassischen Großraumbüros. Die enge Aufteilung der Schreibtische hat den Nachteil, dass der Blick auf „fremde“ Bildschirme daher permanent gewährleistet ist und somit auch der Blick auf firmeninterne Informationen und Dokumente des Nachbars. Es wird deshalb empfohlen, die einzelnen Sitzplätze durch Sichtschutzmaßnahmen zu schützen. Durch Sichtschutzfolien, Stellwände und Raumteiler kann der Blick auf fremde Bildschirme stark eingeschränkt und so für jeden ein gewisses Maß an Privatsphäre gewährleistet werden. Für auf dem Schreibtisch liegende Dokumente sollte jeder Schreibtischnutzer genug Eigendisziplin aufweisen können, diese blickdicht zu verschließen, sollten sie nicht gerade in Bearbeitung sein.

Auch das WLAN wird gemeinsam genutzt

Eine unsachgemäße Benutzung des WLAN verorten zu können oder es vor falscher Nutzung zu schützen, liegt natürlich im Interesse des Co-Working-Space-Betreibers. Eine Möglichkeit, diese Kontrolle zu gewährleisten, ist die individuelle Einrichtung eines Zugangs inklusive Passwort für jeden Nutzer des gemeinsamen WLAN. Der Einzeluser erhält die Vorgabe, an seinem Arbeitsplatz ausschließlich verschlüsselte Nachrichten zu versenden und beim Besuch von Webseiten innerhalb der Sicherheitsebene HTTPS zu bleiben.

Der Gemeinschaftsdrucker – unfreiwillige Kommunikation ist programmiert

Das Benutzen eines Gemeinschaftsdruckers kann ebenfalls zu Problemen führen. Es kann nämlich schon mal vorkommen, dass ausgedruckte E-Mails, Aufträge oder Sonstiges erst einige Zeit nach dem Druckauftrag aus dem Druckerraum abgeholt werden. Da kann es einem Co-Worker passieren, dass er beim Abholen seines eigenen Ausdrucks erst einmal mehrere fremde Dokumente in die Hand nehmen muss, bevor er seines findet. Noch fataler: Als gute Geste gemeint, kann man ja die liegen gebliebenen Dokumente gleich seinem Tischnachbarn vorbeibringen – ein klarer Datenschutz-Verstoß. Eine nachhaltige Lösung ist die sogenannte „Pull-Printing-Einrichtung“. Somit wird erst dann gedruckt, wenn sich der Auftraggebende am Drucker befindet und mittels Kennwort identifiziert hat.

Private Räumlichkeiten für ungestörte Telefonate einrichten

Auch beim Telefonieren ist Vorsicht geboten. Wann immer eine andere „Company“ unfreiwillig mithört, werden Fremden vertrauliche Daten zugänglich gemacht. Daher ist es sinnvoll, einen gesonderten Raum in Shared Spaces einzurichten, um so den Tischmietern eine Möglichkeit zu bieten, hinter verschlossener Tür ungestört und ungehört telefonieren zu können.

So lassen sich mit wenig aufwendigen baulichen Vorkehrungen, ein bisschen Technik und gegenseitigem Verständnis datenschutzrechtlich unbedenkliche Bedingungen im Co-Working-Space schaffen.