Datenerfassung in der Gastronomie – was gilt es zu beachten?

Die neuerlichen Lockerungen erlauben nun wieder Restaurantbesuche. Allerdings werden die Daten der Besucher erfasst. Aus Datenschutz-Sicht gilt es dabei einiges zu beachten.

Wer nach den Lockerungen einen Gastronomiebetrieb aufsucht, wird am Eingang dazu aufgefordert, Namen, Datum und Telefonnummer anzugeben. Zuständig für die jeweilige Ausgestaltung dieser Vorschrift sind die Bundesländer. Mit der Datenerhebung, wie sie in einigen Bundesländern gesetzlich gefordert ist, soll gewährleistet werden, dass im Falle einer nachweislichen Infektionswelle im betreffenden Restaurant sämtliche Gäste informiert werden, die am vermutlichen Infektionstag auf der Gästeliste standen. Eine Übersicht der Landesverordnungen ist auf der Webseite das Deutschen Hotel- und Gaststättenverbandes (DEHOGA) veröffentlicht.

Für ein Essen mit Geschäftspartnern sollten Sie diese natürlich darüber aufklären, dass deren Daten vom Gastronomiebetrieb erfasst und gespeichert werden. Idealerweise übernehmen Sie die Datenübermittlung bereits bei der Reservierung und informieren Ihre Gäste darüber. Das heißt, die müssen jeden Gast darüber informieren, dass Sie ihn namentlich und mit Rufnummer im Restaurant registrieren, um das langwierige Prozedere am Restauranteingang zu vermeiden. Der Wirt wiederum hat das Recht, von jedem Gast beim Eintritt zum reservierten Termin eine Authentifizierung per Ausweis zu verlangen.

So klappt ein Geschäftsessen unter Covid-19-Bedingungen

Sollten Sie die Registrierung nicht vor dem Restaurantbesuch vornehmen, müssen Sie als guter Gastgeber sicherstellen, dass Ihre Gäste bestmöglich vor einer Infektion geschützt werden, ebenso sind Sie für behutsamen Umgang mit den persönlichen Daten Ihrer Gäste verantwortlich. Darum klären Sie idealerweise vor dem Besuch des Restaurants, wie genau die Prozedur der Registrierung abläuft und wie mit den erhobenen persönlichen Daten verfahren wird. Fakt ist: Der Wirt ist verpflichtet, Namen und Telefonnummern zu erfassen. Meist geschieht dies in den meisten Gastronomiebetrieben mit einer Liste, die im Eingangsbereich des Restaurants ausliegt und in die sich jeder Gast eintragen soll. Hier kommt bereits ein wichtiger gesundheitlicher Aspekt zum Tragen. Denn der Wirt sollte sicherstellen, dass jeder Gast seine Eintragung mit einem desinfizierten Schreibgerät vornimmt – denn durch einen von allen Gästen genutzten Kugelschreiber beispielsweise besteht natürlich ein Infektionsrisiko.

Leider übliche Praxis aber unzureichende Lösung: An einer Art Empfangstisch liegt eine Endlos-Papier-Liste, in die sich die Gäste eintragen. Die Liste bleibt dort den ganzen Tag liegen, füllt sich mit Gästedaten und könnte von jedem in einem unbeobachteten Moment fotografiert werden. Viel besser ist es, wenn der Wirt glaubhaft versichert, dass nur für den Empfang autorisierte Mitarbeiter Zugang zur Gästeliste haben und die Liste vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Idealerweise führt der für den Empfang abgestellte Angestellte die Liste selbst, das minimiert das oben genannte Infektionsrisiko durchs Schreibgerät und sorgt für ausreichenden Schutz der Liste durch Unbefugte. Die Ideallösung ist die Verwendung eines Musterformulars des BayLDA, das am 25. Mai veröffentlicht wurde – dies stellt eine datenschutzkonforme Möglichkeit dar, die Daten von Gastro-Besuchern zu erfassen.

Generell sollte der Wirt, bei dem Sie Ihr Geschäftsessen planen, per Aushang oder auf seiner Webseite (mit entsprechendem Hinweis im Restaurant) auf den Umgang mit den erhobenen Daten hinweisen.

Datenlöschung wann sinnvoll?

Maßgebend für die Aufbewahrungsfrist der persönlichen Gästedaten ist die allgemein anzunehmende Inkubationszeit. Diese beträgt nach wissenschaftlichen Erkenntnissen etwa vier Wochen. Entsprechend sollte der Gastronom darauf hinweisen, dass er die erhobenen Daten nach Ablauf von vier Wochen nach dem Geschäftsessen „ordnungsgemäß“ löscht. Damit ist eine sorgfältige Löschung der Daten gemeint, die darüber hinausgehen sollte, die handschriftlichen Listen nach Ablauf der vier Wochen in der Papiertonne zu entsorgen. Die deutlich bessere Variante ist ein büroüblicher Aktenvernichter.