Digitalisierung & Cybersecurity: Vor- und Nachteile virtueller Vorstandssitzungen
Seit Juli 2022 sind virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen nicht länger bloß eine Pandemie-Notlösung, sondern dauerhaft legitimiert. Das ist nicht nur für international agierende Unternehmen erfreulich, da es entscheidend ist, bei der Digitalisierung Schritt zu halten, um wettbewerbsfähig zu bleiben – und dazu gehört selbstverständlich auch die Arbeit des Aufsichtsrats. Die Verlagerung in den virtuellen Raum bietet zahlreiche Vorteile. Es gibt aber auch einige Nachteile bei der Durchführung virtueller Vorstandssitzungen. Welche das sind und wie man diese in den Griff kriegt, erfahren Sie hier.
Laut der aktuellen Studie „Cybersecurity 2022“ hat sich die Anzahl der Hackerangriffe zwischen 2021 und 2022 in 77 Prozent der befragten Unternehmen erhöht. Bei zehn Prozent war sogar ein starkes Wachstum zu spüren – und das trotz gestiegener Budgets für die IT-Sicherheit. Dass auch virtuelle Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen solchen Risiken ausgesetzt sind, ist mehr als naheliegend. Schließlich wird hier häufig mit streng vertraulichen Geschäftsinformationen und strategischen Inhalten gearbeitet, was virtuelle Sitzungen zu einem attraktiven Angriffsziele für Hacker und Cyberkriminelle macht.
Vor- und Nachteile virtueller Sitzungen
Vorteile virtuell stattfindender Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen gibt es viele, allen voran das bequeme Austauschen und Beschlussfassen ohne erforderliche Reisetätigkeit. Dadurch, dass An- und Abfahrt entfallen, reduziert sich der Zeit- und Kostenaufwand für das Managing Board signifikant. Ganz abgesehen davon sind digitale Vorstandssitzungen erheblich umweltschonender. Dennoch gibt es auch diverse Nachteile. Im Folgenden finden Sie eine Gegenüberstellung der verschiedenen Plus- und Minuspunkte von online stattfindenden Aufsichtsratssitzungen.
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Vorteile virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen |
Nachteile virtueller Aufsichtsrats- und Vorstandssitzungen |
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Der zentrale Speicherort für alle relevanten Dokumente ermöglicht den zeit- und ortsunabhängigen Zugriff sowie die Aktualisierung und Verteilung via Knopfdruck |
Die eingeschränkte persönliche Interaktion mindert die nonverbale Kommunikation und die soziale Dynamik, die für kritische Themen aber von Bedeutung sein können |
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Ein Ausdruck der Unterlagen ist nicht mehr erforderlich, sodass ausgeschlossen ist, dass eine Sitzungsmappe etwa versehentlich irgendwo liegengelassen wird – und brisante Informationen in die Hände von Unbefugten gelangen |
Technische Herausforderungen, wie zum Beispiel eine schlechte Internetverbindung oder der Einsatz von ungeeigneten Tools |
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Die geringere Reisetätigkeit für das Gremium reduziert Zeit- und Kostenaufwand sowie Reisestress |
Rechtliche Stolperfallen durch technische Störungen, wodurch digital gefasste Beschlüsse unter Umständen anfechtbar sind |
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Erhöhte Flexibilität, dadurch sind kurzfristig angesetzte Meetings aus aktuellem Anlass besser möglich als bei Präsenzmeetings -> häufiger realisierbare Meeting-Teilnahme für die Einzelnen |
Sinkende Hemmschwellen durch Anonymität im digitalen Raum, wodurch Teilnehmer möglicherweise Vorschläge mit einem Klick ablehnen, anstatt sie zu diskutieren |
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Digitale Vorstandssitzungen sind erheblich umweltschonender: reduzierte Reisetätigkeit, keine Papierausdrucke u.a. |
Sicherheitsrisiken durch ungeeignete Tools, beispielsweise ohne ausreichende Zugangskontrollen und -konzepte |
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Die wesentlich zielgerichtetere Diskussionskultur bei Online-Sitzungen sorgt für deutlich höhere Effizienz und kürzere Entscheidungsprozesse. |
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Teilnahme aus dem Ausland ist möglich (vorteilhaft für international tätige Unternehmen) |
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Strafferes Sitzungsmanagement (Vor- und Nachbereitung) |
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Virtuelle Aufsichtsratssitzungen sind also nicht nur zeitgemäß, sondern tragen in vielerlei Hinsicht zu einer bequemeren und nachhaltigeren Arbeit von Gremien, Vorständen und Aufsichtsräten bei.
Wenn Sie wissen möchten, welche Risiken sonst noch bei der virtuellen Vorstands- und Aufsichtsratskommunikation lauern und worauf Sie bei der Vor- und Nachbereitung achten müssen, besuchen Sie unbedingt den idgard Blog. Hier finden Sie wertvolle Tipps und Hinweise rund um sie sichere digitale Zusammenarbeit und den geschützten Datenaustausch.
Dies ist ein Gastbeitrag von idgard | unison GmbH, einem Unternehmen der TÜV SÜD Gruppe.
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