Datenschutzwissen

Sicher ist sicher: Ein virtueller Datenraum für Ihre Due Diligence

Die Due Diligence ist ein wesentlicher Bestandteil von M&A-Transaktionen. In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Konzept der Due Diligence im virtuellen Datenraum und zeigen, wie virtuelle Datenräume bei der Durchführung von komplexen Prüfprozessen helfen können.

Due Diligence: Was ist das?

Die Due-Diligence-Prüfung – häufig verkürzt zu Due Diligence – ist eine sorgfältige Prüfung eines Unternehmens oder Projekts, bevor es zu einem Vertragsabschluss kommt. Der Begriff „Due Diligence“ entstammt dem englischen Geschäftsjargon und bedeutet wörtlich übersetzt „angemessene Sorgfalt“. Ziel der Prüfung ist es, die wirtschaftliche und rechtliche Lage sowie die Risiken und Chancen zu ermitteln, die mit dem geplanten Vorhaben verbunden sind. So ist die Due-Diligence-Prüfung beispielsweise eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Übernahme, Fusion oder Investition. Die Prüfung erfolgt in der Regel durch ein Team von ExpertInnen aus verschiedenen Bereichen, wie Recht, Steuern, Finanzen und Technologie.

So hilft ein virtueller Datenraum bei der Due Diligence

Eine der größten Herausforderungen bei der Durchführung einer Due Diligence besteht darin, die vielen verschiedenen Dokumente und Informationen effizient zu verwalten. Dies erfordert eine geordnete, strukturierte und sichere Aufbewahrung, um ein schnelles und effektives Arbeiten zu ermöglichen und zu gewährleisten, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten haben. Dies ist jedoch mit einem erheblichen Zeitaufwand und Personalkosten verbunden, was sich direkt auf die Kosten für den Prüfungsprozess auswirkt.

Ein virtueller Datenraum kann helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen. Er bietet eine effiziente und vor allem sichere Möglichkeit, Dokumente und Informationen abzulegen und auszutauschen. Darüber hinaus verfügen virtuelle Datenräume über viele Funktionen, die den Due-Diligence-Prozess entscheidend erleichtern und beschleunigen können.

Diese Vorteile bietet ein virtueller Datenraum bei der Durchführung einer Due Diligence:

  • Zeitersparnis: Der Einsatz eines virtuellen Datenraums ermöglicht einen schnellen und effizienten Austausch von Informationen und trägt dazu bei, Zeitpläne einzuhalten.
  • Effektive Informationsbeschaffung: Ein virtueller Datenraum bietet einen zentralen Ort für alle Dokumente und Daten, die während einer Due Diligence benötigt werden. Dies erleichtert die Informationsbeschaffung und stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen jederzeit verfügbar sind.
  • Bessere Koordination: Ein virtueller Datenraum ermöglicht verschiedenen – auch externen – Teams, auch ortsunabhängig und mobil effektiv zusammenzuarbeiten und Informationen nahtlos auszutauschen. Dies kann dazu beitragen, die Koordination zu verbessern und sicherzustellen, dass alle Teams stets auf dem gleichen Stand sind.
  • Verbesserte Vertraulichkeit: Ein virtueller Datenraum bietet eine sichere Umgebung für die Speicherung und den Austausch vertraulicher Dokumente. Es ist nur autorisierten Personen gestattet, auf die hinterlegten Informationen zuzugreifen, was die Vertraulichkeit gewährleistet.
  • Einfachere Risikobewertung: Ein virtueller Datenraum kann dazu beitragen, Risiken während einer Due Diligence zu identifizieren und zu bewerten, indem er eine detaillierte Übersicht über alle verfügbaren Informationen bietet.
  • Internationale Aspekte: Ein virtueller Datenraum kann bei internationalen Transaktionen eine wertvolle Rolle spielen, indem er durch individuelle Spracheinstellungen dazu beiträgt, Sprachbarrieren zu überwinden und es ermöglicht, unabhängig vom Standort der beteiligten Parteien auf die benötigten Informationen zuzugreifen.

Daneben bieten virtuelle Datenräume eine Reihe von zusätzlichen Werkzeugen, die den Schutz der Dokumente und Informationen gewährleisten und die digitale Zusammenarbeit erleichtern. Dazu gehören digitale Wasserzeichen und View-Only-Modus für Dokumente, Chat- und Abstimmungsfunktionen, PDF-Viewer mit Kommentaren und Schwärzungen, digitale Sitzungsmappen sowie ein Journal, das alle Aktionen im Datenraum lückenlos und revisionssicher dokumentiert. So können Unternehmen überwachen, wer welche Dokumente hochlädt, herunterlädt oder ansieht, um mögliche Sicherheitsrisiken zu identifizieren und zu minimieren.

Fazit

Die Durchführung einer Due Diligence kann mit zahlreichen Herausforderungen verbunden sein – egal, ob sie analog oder digital stattfindet. Ein virtueller Datenraum kann Sie dabei zusätzlich unterstützen, indem er nicht nur für die nötige Sicherheit der geprüften Dokumente und Informationen sorgt, sondern durch hilfreiche Tools und Zusatzfunktionen den gesamten Prüfprozess wesentlich einfacher und effizienter gestaltet.

Welche Arten von Due Diligence es gibt, was Sie dabei beachten müssen und welche Unterlagen Sie für Ihre Due Diligence bereithalten müssen, erfahren Sie in dieser kostenlosen Due Diligence Checkliste.

Dies ist ein Gastbeitrag von idgard | unison GmbH, einem Unternehmen der TÜV SÜD Gruppe. Mehr Informationen rund um die Themen Datenschutz, Datensicherheit und sichere Zusammenarbeit finden Sie im idgard Blog.

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