So machen Sie Ihren virtuellen Datenraum startklar – in fünf einfachen Schritten

Sie wissen bereits, was ein virtueller Datenraum ist und haben auch eine gute Vorstellung davon, was Sie damit vorhaben? Großartig! Diese kurze Checkliste soll Ihnen die ersten Schritte im virtuellen Datenraum leichter machen. Erfahren Sie, worauf Sie achten bzw. was Sie im Vorfeld klären sollten – und wo Sie Antworten auf eventuell auftauchende Fragen finden.

Schritt 1: Finden Sie eine Datenraum-Lösung, die zu Ihren Bedürfnissen passt.

• Klären Sie zunächst, was Ihr virtueller Datenraum „können“ muss: Was haben Sie damit vor und welche Funktionen & Tools müssen für Ihre Zwecke vorhanden sein? (Z.B. revisionssicheres Journal, Chat- und Abstimmungsfunktion, „View-only“, digitales Wasserzeichen, virtuelle Sitzungsmappe, mobiler Zugriff durch iOS und Android-Apps, etc.)
• Prüfen Sie, ob es bestimmte Herausforderungen in Ihrer Branche gibt, die Sie berücksichtigen sollten, etwa hinsichtlich des Datenschutzes oder Funktionsumfangs im Datenraum. Gelten beispielsweise branchenspezifische Compliance-Vorgaben für die Datenverarbeitung?

➔ Einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Datenraum-Funktionen und Sicherheitsvorteile können Sie sich im White Paper „Virtuelle Datenräume“ verschaffen.

➔ Außerdem finden Sie hier noch eine Entscheidungshilfe.

Schritt 2: Prüfen Sie den Datenraum-Anbieter auf Herz und Nieren.

• Überprüfen Sie, ob der Anbieter Ihrer bevorzugten Datenraum-Lösung auch Ihren Ansprüchen genügt. Dabei gilt es, Fragen zu klären wie:
  • Wo hat der Anbieter seinen Firmensitz?
  • Wo werden die Server betrieben?
  • Wer hat den Schlüssel zu den Daten: Kunde oder Anbieter?
  • Hat der Anbieter Zugriff auf die Daten im Datenraum?
  • Sind die Daten auch während der Bearbeitung weiterhin geschützt?
  • Kann der Anbieter seine Sicherheit nachweisen?
  • Ist der Support gut erreichbar?
  • etc.

➔ Auch hier steht eine Arbeitshilfe für Sie bereit. Laden Sie sich das kostenlose White Paper „Anforderungen an einen virtuellen Datenraum“ herunter.

Schritt 3: Eröffnen Sie Ihren virtuellen Datenraum und legen Sie die Spielregeln fest.

• Klären Sie wichtige Fragen und Prozesse vorab:
  • Rollen- und Rechtemanagement: Wer darf was?
  • Kennzeichnung einzelner Dokumente (View-only, Wasserzeichen etc.)
  • Aktivieren des Datenraum-Journals zur Protokollierung aller Aktionen im Datenraum
  • Festlegen einer Nutzungsvereinbarung für Ihren digitalen Datenraum
  • Anlegen einer digitalen Sitzungsmappe
  • etc.

➔ Bei der Vorbereitung bzw. Einrichtung Ihres virtuellen Datenraums kann diese kostenlose Due-Diligence-Checkliste helfen.

• Bestimmen Sie ggf. einen Raumassistent. Dieser verfügt über alle nötigen Rechte, um einen Datenraum anzulegen und einzurichten. Er kann Mitglieder in den Raum einladen, selbst aber keine Daten einsehen.
• Legen Sie sich schon vor dem Start der digitalen Zusammenarbeit ein Löschkonzept zu! Achten Sie dabei auch auf datenschutzrechtliche Vorgaben, etwa zum Umgang mit personenbezogenen Daten, Finanz- und Gesundheitsdaten o.ä.

Schritt 4: Beginnen Sie mit der Content Collaboration.

• Laden Sie Daten und Dokumente (PDFs, Bilddateien, Sprachnachrichten, Notizen etc.) in den Datenraum. Legen Sie dazu nach Bedarf Ordnerstrukturen an.
• Klären Sie die Unterschiede zwischen internem und externem Datenaustausch. Hier können entsprechende Rechte- und Rollenkonzepte helfen.
• Laden Sie Mitglieder in den Datenraum ein und vergeben Sie die benötigten Rollen und Rechte, um Dateien einzusehen, zu bearbeiten und herunterzuladen.
• Bearbeiten Sie gemeinsam mit Partnern, Kunden oder Kollegen Dokumente und machen Sie Gebrauch von vorhandenen Abstimmungs- und Chatfunktionen für eine produktive Zusammenarbeit.

Schritt 5: Optimieren Sie den Einsatz Ihres virtuellen Datenraums für alle.

• Überprüfen Sie, ob Sie allen Mitgliedern die nötigen Rollen und Rechte zugewiesen haben und halten Sie diese aktuell. Letzteres gilt auch für Dateien und Dokumente und deren Verfügbarkeit.
• Führen Sie regelmäßige Backups wichtiger Unterlagen und Dateien im Datenraum durch.
• Nutzen Sie die Kommunikationsmöglichkeiten und geben Sie neuen Mitgliedern Tipps zur Arbeit im virtuellen Datenraum. Teilen Sie vorhandene Ressourcen und Arbeitshilfen.

Dies ist ein Gastkommentar der uniscon GmbH. Weitere Blogbeiträge rund um die Themen Datenschutz und Datensicherheit finden Sie unter www.privacyblog.de.

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