Virtuelle Datenräume: 5 Must-haves für eine sichere und effiziente Gremienkommunikation in der Cloud
Ob Aufsichtsratssitzung oder Vorstandstreffen: Auch Gremien verlegen ihre Konferenzen mittlerweile immer öfter in den virtuellen Raum. Doch gerade hier wird häufig mit besonders vertraulichen und schützenswerten Daten gearbeitet. Wie also gelingt die sichere und effiziente virtuelle Gremienkommunikation in der Cloud?
Seit Jahren nimmt die Anzahl von Cyberattacken stetig zu. Das zeigt auch der jüngste Lagebericht des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) deutlich. Demnach geraten vor allem Unternehmen immer öfter ins Visier der Hacker – und natürlich bleiben dabei auch Gremien und Vorstände nicht von Angriffen verschont. Immerhin hantieren gerade sie mit sensiblen Daten, aus denen sich aus Sicht der Kriminellen gut Kapital schlagen lässt.
Umso verwunderlicher ist es, wie nachlässig der Umgang mit solch kritischen Informationen auch auf Vorstandsebene häufig ist. Dabei ist es denkbar einfach, virtuelle Gremiensitzungen sicher und gleichzeitig effizient zu gestalten. Virtuelle Datenräume etwa sind ein probates Mittel dafür. Mit den erforderlichen Schutzmaßnahmen und Funktionen versehen, gestatten sie einen bequemen und ungestörten sicheren Austausch sensibler Daten.
Fünf Must-haves für die sichere und effiziente Gremienarbeit in der Cloud
Um ein risikofreies Sitzungsmanagement zu gewährleisten, sollte ein virtueller Datenraum die folgenden fünf Must-haves aufweisen:
- Zertifizierte Sicherheit
Für die Gremienkommunikation ist es unabdingbar, dass der virtuelle Datenraum ein sehr hohes Sicherheitsniveau besitzt, nachgewiesen durch ein geeignetes Zertifikat – etwa nach dem Trusted Cloud Datenschutz-Profil (TCDP). Auch die Rechenzentrumssicherheit spielt hierbei eine zentrale Rolle. - Betreiberabschirmung
Stichwort "Datenhoheit": Ausschließlich die Gremiums- beziehungsweise Vorstandsmitglieder sollten bestimmen können, wer Zugriff auf die Daten im Datenraum hat. Confidential-Computing-Ansätze wie die Sealed-Cloud-Technologie, die Technologie hinter dem Collaboration- und Datenraum-Dienst idgard, stellen dies sicher. - Lizenz- und Gästeverwaltung
Zugriffsberechtigungen sollten individuell auf Benutzer- und Dokumentenebene festlegbar sein. So kann der Administrator des Datenraums Lese- und Schreibzugriffe erteilen und bestimmen, wer Daten löschen oder weiterleiten darf. Auch eine Funktion, mit der sich der Zugriff auf Dateien auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen lässt, ist sinnvoll. - Einsatz gängiger Technologien
Der sichere Zugriff auf den Datenraum sollte auch via Mobilgerät jederzeit möglich sein. Integrationsmöglichkeiten für gängige Office-Lösungen wie z. B. MS Teams, Office oder Outlook sollten ebenfalls nicht fehlen. - Sitzungsmanagement-Funktionen
Speziell auf das Sitzungsmanagement abgestimmte Funktionen, die die Vor- und Nachbereitung des Meetings erleichtern, runden das Profil eines virtuellen Datenraums ab. Folgende Features sind sinnvoll:- Digitale Sitzungsmappen
- Eine Chat- und Nachrichten-Funktion
- Online-Abstimmungen
- Wasserzeichen
- PDF-Viewer mit Annotationsfunktion
- Schwärzungen für PDFs
Fazit: Virtuelle Datenräume für hochsichere Gremienkommunikation
Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, auch im Aufsichtsrat und Vorstand effizient und zeitgemäß zu agieren. Besonderes Augenmerk muss hier der Sicherheit der in den Meetings ausgetauschten sensiblen Informationen gelten. Geht es darum, Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten bei Online-Sitzungen zu gewährleisten, sind virtuelle Datenräume wie idgard eine probate Lösung. Denn sie gestatten das sichere Austauschen, Speichern und Bearbeiten von Informationen, die nicht für jedermanns Auge bestimmt sind. Mit fortschrittlichen Sicherheitsfunktionen wie Betreiberabschirmung und Zugriffskontrollen ermöglichen sie Unternehmen, ihre virtuellen Aufsichtsratssitzungen sicher und effizient zu gestalten – und machen Cyberkriminellen das Leben schwer.
Dies ist ein Gastbeitrag von idgard | unison GmbH, einem Unternehmen der TÜV SÜD Gruppe. Wie ein virtueller Datenraum Sie über die Gremienarbeit hinaus bei der digitalen Zusammenarbeit in der Cloud unterstützen kann, erfahren Sie im idgard Blog.
Hier bloggt Ihre Redaktion.