Office und KI – Im Büro ist Datenschutz-Vorsicht geboten

Der Arbeitsalltag im Büro hat ständig mit dem Einfluss künstlicher Intelligenz zu tun. Dabei geht es unter anderem um Texterstellung, Recherche von Themen, oder auch um individuelle Planung von Terminen. Künstliche Intelligenz gehört inzwischen für viele zum Arbeitsalltag, die hauptsächlich mit dem Computer arbeiten. Bei all diesen Tätigkeiten mit KI ist auf jeden Fall ein Blick auf den Datenschutz geboten.

Was den Datenschutz angeht, ist der Einsatz von KI sowohl für Arbeitgeber wie auch für Arbeitnehmer von Relevanz. Und bei den meisten Tätigkeiten, in die KI involviert ist, gilt besonderes Augenmerk dem Datenschutz. Jede Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI-Tools braucht eine klare Rechtsgrundlage nach DSGVO. Das könnte eine Einwilligung sein, ein Vertrag oder ein „berechtigtes Interesse“. Unter Umständen ergibt sich bereits dann ein datenschutzrechtliches Problem, wenn die KI Adressdateien einliest und verarbeitet.

Gebotene Vorsicht bei Serverstandorten außerhalb der EU

Die großen US-Tech-Giganten sind gleichzeitig auch die wichtigsten Player in puncto KI. Und die haben ihre Firmensitze natürlich in den Vereinigten Staaten von Amerika. Teilweise agieren sie auch aus anderen Ländern außerhalb der EU. Arbeitgeber haben die Pflicht zu prüfen, ob auf diesen Servern verarbeitete Daten mit einem DSGVO-konformen Schutzniveau gespeichert werden. Standardvertragsklauseln oder spezielle Garantien sind Pflicht. Darüber hinaus besteht für Arbeitgeber die Verpflichtung, Beschäftigte darüber zu informieren, wenn KI-Tools firmenintern zum Einsatz kommen und beispielsweise Daten der Mitarbeiter von diesen verarbeitet werden. Wird KI unter anderem auch dazu genutzt, Mitarbeiter und deren Tätigkeiten zu streamen, um sie später bewerten zu können, bedarf dies grundsätzlich einer Abstimmung mit dem Betriebsrat.

Auch die Belegschaft muss Spielregeln einhalten

Ein lernendes System kann nur funktionieren, wenn es permanent mit Daten gefüttert wird. Daher haben Angestellte die Verpflichtung, sowohl personenbezogene Daten wie auch firmenrelevante Daten entsprechend zu schützen. Ob Patientendaten, personenbezogene Kundendaten oder auch jede Art von Betriebsgeheimnissen: Alle von der KI gespeicherten Daten werden zu Trainingszwecken genutzt. Darüber hinaus besteht aber auch die Gefahr, dass diese sensiblen Informationen von nicht autorisierten Dritten eingesehen werden. Wird KI beispielsweise zur Text- oder Codeerstellung genutzt, bleibt die urheberrechtliche Verantwortung für die generierten Inhalte einzig beim Produzenten. Arbeitnehmer haben die Pflicht zu prüfen, ob KI-generierte Inhalte rechtlich und moralisch unbedenklich sind. In vielen Unternehmen hat sich inzwischen daher die Praxis durchgesetzt, dass von KI generierte Inhalte grundsätzlich entsprechend zu kennzeichnen sind.

Ein paar klassische Beispiele für KI im Office

• E-Mails:
  Bei der Nutzung eines Language Models zur Beantwortung von Kundenanfragen per E-Mail ist dringend darauf zu achten, dass auf diesem Wege keine personenbezogenen Kundendaten versandt werden. Dazu gehören beispielsweise Kundennummern, Bank Daten oder Vertragsdetails.
• Protokollerstellung:
  Eine beliebte und oftmals praktizierte KI-Nutzung ist das Aufzeichnen und automatisierte Verschriftlichen von Meetings. Aber da beginnt bereits das Problem: Wer Gesprächsprotokolle in externe Tools hochlädt, die keiner besonderen Sicherheitsstufe entsprechen, verstößt gegen die DSGVO. Eine derartige Datenverarbeitung mittels KI empfiehlt sich lediglich dann, wenn das Unternehmen eine sichere, nach außen geschlossene Cloud-Umgebung nutzt.
• Personalabteilung:
  Sobald die HR-Abteilung sensible Bewerberdaten mit KI verarbeitet, ist dies nur zulässig, wenn die Bewerber über diese Praxis informiert werden.
• Präsentationen:
  Sehr verbreitet ist der Einsatz von KI auch bei der Erstellung von Präsentationen für das nächste Meeting. Schwierig wird es allerdings dann, wenn Geschäftsgeheimnisse Gegenstand der Präsentation sind. Diese sollten nämlich nicht nach außen gelangen. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte KI lediglich für den Aufbau oder die grafische Gestaltung von Präsentation nutzen, die Inhalte aber eigenhändig erstellen.

Fazit: Aus dem Büro ist KI schon längst nicht mehr wegzudenken. Arbeitgeber sollten jedoch ganz klar definieren, wie und wo sie zum Einsatz kommt. Mitarbeiter sollten sich ihrer Verantwortung bewusst sein und darüber aufgeklärt werden, sofern sie KI einsetzen.