Warum der Newsletterversand per Outlook problematisch ist

Ein äußerst beliebtes Marketing-Tool ist nach wie vor ein regelmäßiger Newsletter. Vor allem, wenn Newsletter gute Inhalte transportieren und ausschließlich von Empfängern gelesen werden, die einem Empfang aktiv zugestimmt haben (sofern vom Versender alle Bestimmungen der DSGVO eingehalten werden). Doch wie klappt der Versand am besten? Das eigene Outlook bietet auf den ersten Blick einige Komfortfeatures für den Newsletterversand. Es ist aber weit entfernt von professionellen Lösungen, die sowohl aus Datenschutzsicht wie auch in puncto Messbarkeit professionellen Service beinhalten.

Die großen Newsletter-Versender, wie Mailchimp, kajomi oder Sendinblue, bieten Ihren Kunden einen Rundum-Service für den kompletten Prozess von der Erstellung bis zur Auswertung nach dem Versand an. Diese Features sind nicht auf den ersten Blick sichtbar, haben nämlich sehr viel mit den eingesetzten Servern, Analysetools und Optionen zur sauber geführten Adressdatenbank zu tun. Nicht zuletzt werden seriöse Newsletter-Versandanbieter von den gängigen Spam-Filtern viel vertrauenswürdiger eingestuft als banale Outlook-Adressen eines Firmenrechners. Das sind komplett andere Rahmenbedingungen als bei der Verwendung eines herkömmlichen Mailprogramms für den Newsletterversand.

Was spricht gegen den Versand über ein E-Mail-Programm?

Spam-Risiko liegt deutlich höher: Newsletter, die über Gmail, Outlook, Yahoo oder andere E-Mail-Programme versendet werden, landen sehr häufig im Spamordner des Empfängers, da den Filtern E-Mail-Programme, die meist von Privatpersonen genutzt werden, „verdächtig“ erscheinen, wenn über diese Adressen Massen-Mails verschickt werden. Personalisierte Newsletter sind mit Mailprogrammen auch nicht machbar, sind allerdings längst Standard im E-Commerce.

Keine Möglichkeit zur Analyse: Outlook kann nicht mit den so wichtigen Analysetools aufwarten. Wer hat wann warum geöffnet, wer hat es nicht getan? Weiß man die Details des letzten Versands, kann man darauf bei der nächsten Auflage des Newsletters gezielt reagieren.

Begrenzte Anzahl von Mails: Outlook und der jeweilige Provider legen fest, wie viele Mails ein Anwender täglich maximal versenden darf. In der Regel geht dies nicht über 300 E-Mails hinaus.

Schwierigkeiten bei der Darstellung auf unterschiedlichen Endgeräten: CSS-Spezifikationen werden von Outlook so gut wie nicht unterstützt. Wird der Newsletter als HTML-Dokument versendet, kann es bei den Empfänger-Accounts verschiedener Provider zu massiven Darstellungsproblemen kommen.

Das spricht für den Vertrag mit einem Dienstleister:

Perfekte Analyse: Über Öffnung oder Nichtöffnung eines Newsletters durch den Empfänger gehören unzählige Faktoren. Auch die Tageszeit, die Art der Anhänge und unter Umständen die individuelle Ansprache verschiedener Zielgruppen sind wichtig für gute Öffnungsraten. Anbieter wie kajomi, Mailchimp, Rapidmail oder Sendinblue stellen nicht nur das Instrumentarium für einen gezielteren Versand zur Verfügung. Sie analysieren auch genau, welche Zielgruppe schlechte Öffnungsraten zeigt, oder welche Newsletter zur welchen Zeit besonders gut ankommen. Darüber hinaus findet auch eine Auswertung statt, die die Öffnungsraten nach Endgerät darstellt. Der übers eigene Mail versandte Newsletter eignet sich nicht generell für die optisch ansprechende Lektüre auf den üblichen Endgeräten PC, Tablet oder Handy.

Bequeme Komposition durch Erstellungssoftware: Die oben genannten Anbieter stellen ein digitales Tool zur Verfügung, das die Newsletter-Erstellung kinderleicht macht. Mit einer eigenen Bibliothek für Grafiken, Fotos und Schriften lassen sich Newsletter mit dem „What you see is what you get“-Prinzip erstellen. Das heißt, die gewünschten Elemente werden im System einfach mit der Maus auf die Newsletter-Maske gezogen, und die Software übernimmt völlig automatisch die Seitenerstellung. Zum Service gehört auch das Herunterrechnen von Bilddaten oder Grafiken auf eine Dateigröße, die den Versand garantiert nicht beeinträchtigt.

DSGVO-Sicherheit: Beim Newsletterversand spielt Datenschutz auch eine große Rolle. Wie schaut es mit dem Schutz der Empfängeradressen aus? Auch wenn Newsletter, deren Empfang der Konsument bestätigt, gemäß DSGVO unproblematisch sind, so gilt das nicht unbedingt für die selbst gepflegte Adressverwaltung und die Sicherheit der Betriebs-ID vor Angriffen von außen. Seriöse Newsletter-Anbieter halten höchste Sicherheitsstandards ein, was die verwendeten, personenbezogenen Daten angeht, und können jederzeit Auskünfte zu deren Verwendung erteilen. Die Server, die professionelle Anbieter nutzen, erfüllen schon aus deren Eigeninteresse höchste Sicherheitsanforderungen und bieten aktuellen Schutz vor Hackern.

Spam-Auswertung: Natürlich landen auch hin und wieder Newsletter in Spam-Ordnern, die von Profis verschickt worden sind. Das Spam-Scoring zeigt Ihnen jedoch an, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass Ihr Newsletter im Spam-Ordner landet. Die Ergebnisse können genutzt werden, um Anpassungen an Ihrem Newsletter vorzunehmen und so garantiert im richtigen Postfach zu landen.

Fazit: Das eigenständige Versenden über die info@unternehmens-Adresse birgt viele Gefahren. Da ist die Zusammenarbeit mit einem anerkannten Dienstleister auf jeden Fall die sicherere und langfristig auch erfolgreichere Option.