Multifunktionsdrucker: Vom banalen Bürogerät zum Cloud-Knotenpunkt

Multifunktionsdrucker galten jahrzehntelang als harmloses Bürogerät, als graue Kästen, die Dokumente vervielfältigen und gelegentlich scannen. Dieses Bild passt schon lange nicht mehr zur Realität. Die Geräte sind heute vollwertige Computersysteme mit eigenen Betriebssystemen, Festplatten, Netzwerkdiensten und einer Vielzahl cloudbasierter Funktionen.

Technisch komplett ausgestattet werden sie zu eigenständigen Knotenpunkten im Unternehmensnetz und zu potenziellen Datenabflussstellen, meistens unbeachtet vom Datenschutznetzwerk, das über das Unternehmen ausgebreitet wurde. Jeder Scan, jede Kopie und jeder Druckauftrag erzeugt digitale Spuren, die auf internen Speichern, in Wartungsportalen oder in externen Cloud-Diensten landen können. Denn der heutige Multi-Drucker ist eingebunden ins Netzwerk wie ein Tablet oder ein Laptop: Online-Updates, Fernwartung bis hin zum automatischen Abspeichern in der Hersteller-Cloud. Und in den meisten Fällen wissen die Datenschutz- und IT-Beauftragten nicht genau, wohin diese Daten tatsächlich fließen.

Drucker sind oft in keiner Checkliste vorhanden

Während Firewalls, Endgeräte und Cloud-Plattformen längst in Sicherheitsrichtlinien verankert sind, bleiben Druckerflotten in vielen Unternehmen ein blinder Fleck. Das BSI weist seit Jahren darauf hin, dass Multifunktionsdrucker dieselben Risiken bergen wie Arbeitsplatzrechner. Sie lassen sich ausspähen, manipulieren oder als Einfallstor ins Netzwerk missbrauchen. Trotzdem tauchen sie in Datenschutzkonzepten oft nicht einmal als eigener Risikofaktor auf.

Besonders problematisch sind interne Festplatten, auf denen vertrauliche Dokumente häufig dauerhaft gespeichert bleiben und die beim Austausch oder Leasing-Ende nicht immer fachgerecht gelöscht werden. Hinzu kommt, dass viele Geräte standardmäßig mit Cloud-Diensten verbunden sind, die Daten zur Texterkennung, Übersetzung oder Analyse an externe Server senden, in vielen Fällen Server, die außerhalb der EU stehen.

Unbemerkter Datenabfluss

Der stille Datenabfluss geschieht bei den vermeintlich banalen Alltagstätigkeiten im Büro. Eine fürs Meeting vervielfältigte Präsentation, der Scan eines Vertragsentwurfs, die Kopie einer Personalakte: Was immer der Drucker verarbeitet, hat ein digitales Parallel-Leben, das der Betrachtung bedarf. Hinzu kommen Remote-Wartungsdienste direkt mit den Herstellern, die Logfiles, Konfigurationsdaten und in manchen Fällen auch in Clouds gespeicherte Dokumentinhalte übertragen.

Scan-to-Cloud-Funktionen leiten Dateien über externe Server, bevor sie im Zielordner landen. Offene Netzwerkdienste wie SMB oder Webinterfaces sind oft unzureichend abgesichert, und falsch konfigurierte WLAN-Anbindungen machen die Geräte zu unkontrollierten Gateways. Besonders kritisch ist es, wenn Scan-Inhalte automatisiert in Cloud- oder KI-Diensten verarbeitet werden. Ohne vertragliche, technische und regionale Klärung bleibt offen, wer Zugriff hat, wo die Verarbeitung stattfindet und ob die Daten ausschließlich für den beauftragten Zweck genutzt werden.

Drucker sollten Teil jedes Sicherheitskonzeptes sein

Mit der zunehmenden Regulierung, von DSGVO über NIS2 bis hin zu branchenspezifischen Vorgaben, steigt der Druck auf Unternehmen, jede Datenverarbeitung nachvollziehbar und kontrolliert zu gestalten. Multifunktionsdrucker passen jedoch nicht in die klassischen Kategorien der IT-Sicherheit und werden deshalb häufig nicht inventarisiert, nicht in Asset-Management-Systemen geführt und selten in Datenschutz-Folgenabschätzungen berücksichtigt.

Der Europäische Datenschutzausschuss hat 2026 ein DSFA-Template zur öffentlichen Konsultation gestellt. Es verlangt unter anderem, den Umfang der DSFA sowie einbezogene und nicht einbezogene Verarbeitungsteile nachvollziehbar zu dokumentieren. Es ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass Druckerflotten künftig stärker in den Fokus rücken müssen. Wer Datenschutz ernst nimmt, kommt nicht mehr daran vorbei, diese Geräte als das zu behandeln, was sie längst sind: vernetzte, cloudfähige Computersysteme mit direktem Zugriff auf sensible Unternehmensdaten.