Wie schwärzt man Dokumente gesetzlich einwandfrei?
Wer sein Auskunftsrecht bei einer Behörde geltend macht, kann eine Kopie der personenbezogenen Daten erwarten, die von der jeweiligen Institution verarbeitet wurden. Nun ist es aber oft so, dass sich in solchen Dokumenten auch die personenbezogenen Daten Dritter befinden. Diese sind dann durch Schwärzungen unkenntlich zu machen. Folgendes gilt es dabei zu beachten, damit keine Persönlichkeitsrechte verletzt werden. Denn bleibt das korrekte Schwärzen aus, stellt dies eine waschechte Datenpanne dar.
Elektronische Schwärzung am sichersten
Kann eine Schwärzung elektronischer Daten nicht erfolgen, können sensible Informationen Dritter auf den ausgedruckten Dokumentenkopien manuell unkenntlich gemacht werden. Sollte der Antragsteller allerdings die angeforderte Datenauskunft auf digitalem Weg wünschen, müssen die in Teilen geschwärzten Papiere im Anschluss eingescannt werden. Für eine zuverlässige Schwärzung ist es wichtig, einen Stift zu verwenden, der die geschwärzten Passagen auch wirklich zur Gänze unleserlich macht. Hält man das Dokument später gegen das Licht oder analysiert es mit spezieller Software, müssen die geschwärzten Bereiche absolut unleserlich bleiben.
Digitales Unkenntlichmachen
Eine rein optische Schwärzung ist bei digitalen Dokumenten nicht ausreichend. Zwar lassen sich Office-Dateien oder PDFs leicht visuell unkenntlich machen, jedoch können die geschwärzten Bereiche bei Bedarf ohne großen Aufwand wieder im Klartext sichtbar gemacht werden.
Besser ist folgender Weg: Von dem betreffenden Dokument wird eine Sicherungskopie angelegt, damit bei der Schwärzung das Original erhalten bleibt. Im zweiten Schritt empfiehlt es sich, bei dem verwendeten Programm die Einstellungen zu nutzen, die eine technische Schwärzung ermöglichen. Denn nur diese ist datenschutzkonform. Muss das Dokument zu diesem Zweck erst in die jeweilige Anwendung geladen werden, wird damit jedoch der Bereich Auftragsverarbeitung gestreift. Anzuraten ist folglich noch ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung mit dem entsprechenden Software-Anbieter, weil dieser ja theoretisch Zugriff auf die Daten hat.
Bilder korrekt schwärzen
Bei der Unkenntlichmachung von Bildern über Verpixelung oder Veränderung der Auflösung könnte künftig KI zum Problem werden. Eine Schwärzung hingegen ist unwiderruflich. Das versendete oder gespeicherte Foto muss außerdem in einem Dateiformat gespeichert sein, das eine Wiederherstellung des Originals unmöglich macht. Auch hier wieder der Hinweis: Dabei ist im Auge zu behalten, ob künftige KI-Systeme solche Schwärzungen ungeschehen machen können.
Der Teufel steckt im Detail
Schwärzung werden ja größtenteils auf der Oberfläche einer Datei vorgenommen. Aber auch die Metaebene kann unter Umständen Bildinformationen enthalten. Vor dem Versand des digitalen Dokuments sind daher noch Angaben über Dateiersteller, Änderungsdaten und weitere Informationen sowie möglicherweise Kommentare zu löschen. Um etwa bei einem Worddokument die aufschlussreiche Änderungshistorie auszuschließen, bietet sich die Umwandlung in ein PDF an. Dies kann vom Empfänger weder in die Tiefe ausgelesen noch modifiziert werden.
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