Neu: Dokumentation und Rechenschaftspflicht beim Datenschutz

Heute möchten wir Ihnen das komplett überarbeitete und aktualisierte Thema „Dokumentation und Rechenschaftspflicht“ im Bereich „Fachwissen“ auf Ihrem TÜV SÜD Datenschutz-Fachportal vorstellen. Damit verfügen Sie über einen Leitfaden, mit dessen Hilfe Sie nachweisen können, wie Sie Ihre von der DSGVO vorgegebene Rechenschaftspflicht erfüllen. In diesem Themenbereich werden die zahlreichen online verfügbaren Arbeitshilfen, wie Mustertexte, Datenschutzprozesse oder Checklisten, ausführlich erläutert.

Neben der Aktualisierung bestehender Arbeitshilfen ist eine Vielzahl weiterer Vorlagen hinzugekommen. Neu sind eine Reihe von Checklisten, z. B. die Maßnahmenlisten zur datenschutzgerechten Abwicklung des Beginns und Endes einer Tätigkeit im Betrieb, dem On- und Offboarding. Wichtige Themen sind beim Onboarding die Zuweisung von IT-Ressourcen und Arbeitsmitteln, die Unterzeichnung von Verpflichtungen und Einwilligungserklärungen sowie beim Offboarding die Deaktivierung bzw. Löschung von Accounts sowie die Rückgabe digitaler Geräte.

Mit zunehmender Digitalisierung rücken Themen wie Cloud Computing und der Einsatz künstlicher Intelligenz immer mehr in den Fokus unternehmerischen Handelns. Zu beiden Themen wurden neue Checklisten aufgenommen.

Anhand der Checkliste zum Cloud Computing können Sie als Datenschutzbeauftragte*r feststellen und dokumentieren, ob der Dienstanbieter der Cloud, dem Ihr Unternehmen seine Daten anvertraut, die Datenschutzanforderungen erfüllt. Sofern KI für betriebliche Zwecke genutzt wird, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, können Sie mithilfe der Checkliste zur KI prüfen und feststellen, ob KI nach den Vorgaben der Datenschutzregeln eingesetzt wird.

Die Checkliste zur Prüfung von Verträgen über Auftragsverarbeitung wurde weiterentwickelt und steht nun als leistungsfähiges Excel-Tool zur Verfügung, sowohl zur Unterstützung bei Vertragsprüfungen als auch zur Dokumentation der geprüften Verträge.

Mit diesem Informationspaket haben Datenschutzbeauftragte ein umfangreiches System zur Hand, mit dem sie die Einhaltung der Datenschutzanforderungen im Unternehmen revisionssicher feststellen und nachweisbar dokumentieren können.

Für Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Freundliche Grüße
Ihre TÜV SÜD Akademie