Digitales Sitzungsmanagement: So gelingt die sichere Vorstandskommunikation

Egal, ob es um die Organisation von Aufsichtsratssitzungen geht oder um das Sitzungsmanagement von Hauptversammlungen – die Digitalisierung macht auch vor der Gremienarbeit nicht Halt. Gängige Kommunikationslösungen wie unverschlüsselte E-Mails und File-Sharing sind hierfür jedoch völlig ungeeignet – und noch dazu beliebte Einfallstore für Cyberkriminelle. Wie also kann das sichere digitale Sitzungsmanagement trotzdem gelingen?

Eine günstige und effektive Möglichkeit, für ein sicheres Management von virtuellen Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen zu sorgen, ist die Nutzung eines virtuellen Datenraums. Ist dieser entsprechend ausgelegt und verfügt über die erforderlichen Schutzmaßnahmen sowie Funktionen, steht dem sicheren und bequemen Austausch auch vertraulichster Informationen auf Vorstandsebene nichts mehr im Wege.

Diese Features braucht Ihr Datenraum

Ein geeigneter Datenraum zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass er allerhöchsten Sicherheitsansprüchen genügt. Dies sind aber nicht die einzigen Aspekte, die ein virtueller Board Room aufweisen muss, um ein risikofreies Sitzungsmanagement zu gewährleisten. Achten Sie bei der Auswahl einer passenden Lösung auch auf die folgenden Features und Funktionen:

• Zertifizierte Sicherheit
  Damit die risikofreie Zusammenarbeit an vertraulichen Dokumenten garantiert ist, sollte ein virtueller Datenraum für Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen in einer hohen Schutzklasse für Cloud-Dienste (z.B. TCDP-Schutzklasse III) zertifiziert sein. So sind die Daten während der Übertragung, Speicherung und Verarbeitung geschützt, unautorisierte Zugriffe sind technisch ausgeschlossen.
• Betreiberabschirmung
  Die Datenhoheit sollte ausschließlich bei den Sitzungsmitgliedern liegen. Technische Maßnahmen wie die Sealed-Cloud-Technologie gewährleisten, dass weder IT-Administratoren noch Cloud-Dienste oder der Betreiber des Datenraums selbst jemals Zugriff auf die darin befindlichen sensiblen Informationen erhalten (Betreiberabschirmung). (Erreichen kann man das beispielsweise durch einen Confidential-Computung-Ansatz)
• Sitzungsmanagement durch Lizenz- und Gästeverwaltung
  Der Administrator des Datenraums sollte die Möglichkeit haben, Zugriffsberechtigungen individuell auf Benutzer- und Dokumentenebene festzusetzen. Hierzu zählen Lese- und Schreibzugriffe ebenso wie die Berechtigung, Daten zu löschen oder weiterzuleiten.
• Sicherer Einsatz gängiger Technologien für digitales Sitzungsmanagement
  Ob im Homeoffice oder auf Geschäftsreise: Der Zugang über Mobilgeräte wie Notebooks, Smartphones und Tablets muss für die Sitzungsmitglieder jederzeit möglich – und sicher – sein. Ebenso wichtig: Um das sichere digitale Sitzungsmanagement über gängige Technologien für Videokonferenzen wie Microsoft Teams zu ermöglichen, sollte der Datenraum eine entsprechende Integration dieser Software bieten.
• Compliance- & Revisionssicherheit im Board Room
  Damit Compliance und Revisionssicherheit beim Sitzungsmanagement gewährleistet sind, müssen auch alle Aktionen im Datenraum lückenlos und revisionssicher dokumentiert werden. Sinnvoll ist eine entsprechende Journal-Funktion.
• Spezielle Sitzungsmanagement-Funktionen
  Zudem sollte der virtuelle Datenraum weitere Features aufweisen, die das Vor- und Nachbereiten von Sitzungen erleichtern. Hierzu gehören neben einem PDF-Viewer unter anderem:
  • o Das Erstellen digitaler Sitzungsmappen
  • Chat- und Nachrichtenfunktionen
  • (Anonyme) Abstimmungsfunktion
  • Wasserzeichen zum Verbreitungsschutz
  • Annotationen und Schwärzungen (Redactions) für PDFs

Fazit

Ob im Homeoffice oder auf Geschäftsreise: In der heutigen digitalen Welt ist es unabdingbar, dass Vorstands- und Aufsichtsräte von überall und zu jeder Zeit auf Sitzungsunterlagen zugreifen können – selbst, wenn diese streng vertraulich sind. Dass improvisierte Lösungen oder handelsübliche Technologien wie E-Mails und File-Sharing-Dienste dafür schlichtweg nicht geeignet sind, liegt auf der Hand – was Board Managements jedoch nicht unbedingt davon abhält, sie weiterhin zu nutzen. Gerade auf Führungsebene kann dies jedoch ein enormes Risiko darstellen. Professionelle Tools für das Sitzungsmanagement wie geschützte virtuelle Datenräume, die selbst höchsten Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit gerecht werden, schaffen hier Abhilfe. Ganz nebenbei sorgen sie zudem für Zeit- und Kostenersparnis.

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Dies ist ein Gastbeitrag von idgard | unison GmbH, einem Unternehmen der TÜV SÜD Gruppe. Mehr Informationen rund um die Themen Datenschutz, Datensicherheit und sichere Zusammenarbeit finden Sie im idgard Blog.