Was gilt es bei Abwesenheitsnotizen bezüglich des Datenschutzes zu beachten?

Vor dem Sommerurlaub wird es in den meisten Büro-Jobs hektisch. Ist der letzte Tag absolviert, steht noch die Einrichtung eines Autoresponders an. Worauf sollte man dabei aus Datenschutzgründen achten?

Schließlich sollen Absender von Mails darüber informiert werden, dass der gewünschte Empfänger nicht erreichbar ist und was der Absender tun sollte, um das E-Mail-Anliegen trotz Abwesenheit des eigentlichen Ansprechpartners erfolgreich zu platzieren. Für die korrekte Einrichtung dieser automatisierten Notiz sind einige Dinge zu beachten.

Die Funktion der Abwesenheitsnotiz ist in den meisten gängigen E-Mail-Programmen verfügbar. Dieses Feature ermöglicht es Benutzern, automatisch ihre Abwesenheit an E-Mail-Absender zu kommunizieren. In der Regel enthält die automatisierte Antwort-E-Mail eine Benachrichtigung darüber, dass der Empfänger vorübergehend nicht erreichbar ist. Zusätzlich ist es für den Absender wichtig zu wissen, wie die E-Mail während der Abwesenheit des Empfängers behandelt wird. Wird die E-Mail generell nicht gelesen, von einem Kollegen registriert oder vom Empfänger gelesen, aber erst nach seiner Rückkehr beantwortet? Die Möglichkeit einer automatisierten Weiterleitung birgt allerdings datenschutzrechtliche Bedenken.

Aufbau eines Autoresponders

Die beiden wichtigsten Informationen in der Abwesenheitsnotiz sind der genaue Zeitpunkt der Rückkehr des Angeschriebenen sowie die Info darüber, was mit der E-Mail in der Abwesenheitszeit geschieht. Wird die Nachricht prinzipiell nicht gelesen und bearbeitet? Besteht nur eingeschränkter Zugriff, und eine Antwort erfolgt zeitlich nicht planbar? Idealerweise wird für dringende Anliegen ein Kollege genannt, der sich dem Anliegen annimmt. Selbstverständlich sollte dabei auch gleich der entsprechende Kontakt (E-Mail, Telefonnummer der Vertretung) genannt werden.

Grundsätzlich sollte der Grund der Abwesenheit nicht genannt werden. Es ist wahrscheinlich, dass enge geschäftliche Kontakte bereits über den Grund der Abwesenheit informiert sind. Für Erstkontakte spielt es jedoch keine Rolle, warum der Empfänger während des genannten Zeitraums nicht persönlich antworten wird.

So könnte ein Autoresponder aussehen:

Sehr geehrte Absenderin, sehr geehrter Absender,

ich bin vom Datum bis zum Datum weder telefonisch noch per Mail erreichbar. Ihre E-Mails werden in diesem Zeitraum nicht oder sporadisch gelesen und erst nach meiner Rückkehr bearbeitet. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet oder von Dritten gelesen. In dringenden Fällen wenn Sie sich bitte an meine Kollegin/meinen Kollegen Name unter E-Mail, Telefon.

Nach meiner Rückkehr werde ich mich hinsichtlich Ihrer Nachricht mit Ihnen in Verbindung setzen.

Mit freundlichen Grüßen,

Name, Nachname

Automatisch Weiterleiten besser unterlassen

Viele Abwesenheitsnotizen beinhalten eine automatische Weiterleitung einer eingehenden Mail an eine Vertretung. Das ist aus Sicht des Datenschutzes sehr problematisch. Denn prinzipiell müsste der Absender der automatischen Weiterleitung zustimmen. Das ließe sich in der Praxis schon bei „bekannten“ Geschäftskontakten nur sehr schwer bewerkstelligen. Bei „Neukontakten“, die erstmals eine Kontaktaufnahme anstreben, ist dies praktisch nicht zu umzusetzen. So sollte auf eine generelle Weiterleitung aller eingehenden Mail während der Abwesenheit verzichtet werden.

Postfächer dürfen nicht unbedingt eingesehen werden

Ein Vorgesetzter darf sich nur dann Zugang zum Postfach eines Teammitgliedes verschaffen, wenn es dafür eine geschäftliche Notwendigkeit gibt. Dies geht sowohl aus dem § 26 Abs. 1 BDSG hervor wie aus der DSGVO (Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c), wenn der Zugriff als verhältnismäßig einzustufen ist. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn ein potenzieller Kunde eine Auftragsbestätigung per Mail an den abwesenden Mitarbeiter sendet, die eine sofortige Auftragsausführung beinhaltet. Eine umfassende Überwachung des E-Mail-Accounts eines Mitarbeiters ist grundsätzlich unverhältnismäßig und daher rechtswidrig.

Fazit: Die Einrichtung einer datenschutzkonformen Abwesenheitsnotiz sollte auf der To-do-Liste für den Vorurlaubstag im Büro stehen. Absender nicht darüber zu informieren, wann ihre Nachricht gelesen wird, ist eine verpönte Praxis in der geschäftlichen Kommunikation.