Anfrage von Betroffenen – was muss beachtet werden?

Anforderungen an den Umgang mit Betroffenenanfragen

Die Modalitäten für den Umgang sind vorranging in Art. 12 DSGVO geregelt, welcher insbesondere den Transparenzgrundsatz nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO konkretisiert. Im Folgenden werden die zentralen Elemente des Art. 12 DSGVO erläutert.

Transparenzanforderungen

Die Transparenzanforderungen des Art. 12 Abs. 1 S.1 DSGVO betreffen alle Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO sowie die Mitteilungspflichten aus den Art. 15-22 und Art. 34 DSGVO. Diese Vorschriften verlangen, dass die betroffene Person in der Lage sein muss, den Inhalt und die Zusammenhänge der Informationen vollständig und korrekt zu verstehen, ohne dass besondere Fachkenntnisse vorausgesetzt werden. Die Informationen sollten daher ohne vermeidbare Fremdwörter und Fachbegriffe auskommen oder diese entsprechend erklären. Sollten die betroffenen Personen vorrangig eine Fremdsprache sprechen, so sind die entsprechenden Informationen auch in dieser Sprache zur Verfügung zu stellen. Die Informationen müssen zudem in einer Weise aufbereitet werden, die für die betroffene Person leicht zugänglich und verständlich ist. Dazu gehört auch, dass sie in klarer und einfacher Sprache verfasst sind, um sicherzustellen, dass alle betroffenen Personen – unabhängig von ihrem Bildungsgrad oder ihrer fachlichen Kenntnis – die Informationen verstehen können. Besonders bei Informationen, die an Kinder gerichtet sind, ist darauf zu achten, dass die Sprache kindgerecht ist.

Frist zur Bearbeitung

Art. 12 Abs. 3 DSGVO legt fest, dass der Verantwortliche verpflichtet ist, der betroffenen Person unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage, Auskunft zu erteilen. Diese Frist kann unter bestimmten Umständen um zwei weitere Monate verlängert werden, wenn dies angesichts der Komplexität und der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. In einem solchen Fall muss die betroffene Person jedoch innerhalb eines Monats über die Verlängerung und die Gründe dafür informiert werden.

Modalitäten der Informationserteilung

Die Übermittlung der Informationen kann schriftlich, elektronisch oder auf Wunsch der betroffenen Person auch mündlich erfolgen, sofern die Identität der betroffenen Person anderweitig nachgewiesen wurde. Bei der Wahl des Mediums sollte der Verantwortliche die Präferenzen der betroffenen Person berücksichtigen. Elektronisch angeforderte Informationen sollten in der Regel auch elektronisch bereitgestellt werden, es sei denn, die betroffene Person verlangt ausdrücklich eine andere Form.

Dokumentation und Nachweis

Da die Erteilung von Informationen und Mitteilungen eine bußgeldbewehrte Verpflichtung des Verantwortlichen ist, muss die Art und Weise der Informationserteilung nachvollziehbar dokumentiert werden. Dies ist notwendig, um die Anforderungen der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO zu erfüllen. Die Dokumentation sollte detailliert darlegen, wie und wann die betroffene Person informiert wurde, um im Fall von Streitigkeiten einen Nachweis erbringen zu können.